Proje Organizasyonu
Malsahibinin proje ihtiyaçlarını karşılamak için inşaat proje yönetim uzmanlarından oluşan bir ekip kurması bu evrenin temel amacıdır.
Projenin organizasyonu şu prensiplere göre yürütülmelidir.
· Malsahibi, tasarım danışmanı ve inşaat proje yöneticisi karşılıklı güven ve saygıya dayalı bir ilişki kurmalıdırlar. İnşaat proje yöneticisi ve tasarım danışmanı denk pozisyonlarda çalışmalı ve ancak böylelikle bir ekip çalışmasının beklenen faydaları sağlayacağı unutulmamalıdırlar.
· Kilit personel kendi iş akitlerini imzalamadan önce projeyi ve gereksinimlerini anlamanın yanında, ekipteki insanların sorumluluklarını da anlamalıdır
İnşaat Proje Yönetim Planı
İnşaat Proje Yönetim planı, proje kapsamını, bütçeyi, iş programını, çevresel koşulları, kullanılacak temel sistemleri, izlenecek metot ve prosedürleri kapsar. Başarılı bir projenin temelini inşaat proje yönetim planı ve bunu sağlamayı taahhüt etmek oluşturur. Genelde bir İnşaat Proje Yönetim Planı şu temel bileşenlerden oluşur:
· Proje tanımı
· Ara terminleri gösteren iş programı
· Ana iş programı
· Kalite yönetim yaklaşımı
· Proje dokümanları ve referansları
· Proje organizasyon şeması ve personel alım planı
· Roller, sorumluluk ve yetkiler
· Proje bütçesi
· İş bölümleme yapısı (wbs -work breakdown structure)
· Çevresel ve arkeolojik değerlendirmeler
· Proje prosedürleri ve referansları
· Yönetim bilgi sistemi
· İletişim protokolü
· İş paketi ve iş verme stratejileri
· Saha yerleşim ve kullanım planı
Proje Prosedürleri El Kitabı, proje ekibinin sorumlulukları, yetkileri ve projenin yürütümü sırasında izlenecek sistem, metot ve prosedürler açık bir şekilde açıklayan el kitabıdır. Bu kitapta aşağıdaki hususlar bulunmalıdır :
· Bütçe ve projenin maliyetlerini izleme ve kontrol etmeye yönelik sistemler
· Kalite güvence programı ve bunun nasıl hayata geçirileceği
· Proje iş programı ve bunun nasıl oluşturulup, yerleştirilip nasıl güncel tutulacağı
· Belirli proje sistem metot ve prosedürleri (teklif alma, ödemeler, değişiklik istekleri, onaylar, yazışmalar, raporlar, performans kayıtları, talepler için verilen kararlar)
· Sorumluluklar ve yetki sınırları
· Yazışma dağıtım matrisi
· Güvenlik programı
· Kontrol listeleri
· Toplantılar(tipleri ve hangi sıklıkla yapılacağı)
· Kullanılacak formların örnekleri
· Detaylı teklif ve yapım aşaması prosedürleri
· Ana yükleniciler arasındaki koordinasyon
Tasarım Öncesi Proje Konferansı
Konferansın genel amacı proje hedeflerinin, projeye yaklaşımının ve proje prosedürlerinin mal sahibi, tasarım profesyoneli ve inşaat proje yöneticisi tarafından anlaşılmasının sağlanmasıdır.
Bu sistem, bilgi ihtiyaçlarını, veri kaynaklarını, zaman ve maliyet kontrol unsurlarını, çıktıları ve sistemin nasıl kurulup yerleştirileceğini ortaya koyar. Raporların sıklığı ve dağıtımı ve kayıt tutma politikası bu sistemle oluşturulmuş olur.
Gelen ve giden evrak kayıtları, periyodik (günlük, haftalık, aylık) performans raporları, çizim çizelgeleri, onay istekleri, değişiklik istekleri ve onayları, satınalma onayı, malzeme kontrol, toplantı notları sözlü talimatların onayı, muayene ve testler, hava şartları, sözleşmeye uygun olmayan işler hakkında notlar, çizelgeleme kayıtları ve saha fotoğrafları ile ilgili kapsamlı bir arşiv oluşturulmuş olunur.
Finansal durumun planlanan ve gerçekleşeni de gösterecek şekilde raporlanması hem Malsahibinin hem de Proje Yöneticisinin mevcut kaynakları izleme ve etkin olarak kontrol etmelerine yardımcı olacağından tasarımı önemlidir. Finansal raporlama; bütçelenen, taahhüt edilen, harcanan kaynakları, projenin geri kalan maliyetleri, faturaları, ödemeler ve kesintileri, değişiklikleri, planlanan toplam maliyeti ve planlanan nakit akışını kapsamalıdır.
İnşaat proje yöneticisi malsahibi ve tasarım danışmanı ile birlikte çalışanlarla görüşmeler yaparak, proje yönetim ekibine gereken enformasyonun sıklığı, tipi ve şekli ile ilgili raporlama sistemini oluşturmalıdır. Ana Çizelge, devam eden işler çizelgesi,çizimlerin çizelgesi, bütçe ve hizmet maliyetleri, tasarım servisleri için kabul edilen yada onayda bekleyen değişiklik talimatları ve bunların sıklığı en asgari düzeyde belirlenmelidir.
TASARIM EVRESİ
Tasarım aşamasının amacı malsahibinin zaman, performans ve bütçe beklentilerini karşılayacak şekilde ihale edilebilecek bir projeyi tanımlayan bir doküman setini oluşturmaktır. Bu kapsamda yapılması gerekenlerin ana başlıkları şunlardır.
· Maliyet Kontrol
Bu aşamanın amacı, her teklif paketi için kalifiye, işle ilgilenen ve işi proje süresi içinde yapmak için yeterli firmaları bulmaktır. Bu kapsama giren ana başlıkları şunlardır.
YAPIM EVRESİ
Bu fazın amacı, Malsahibinin kapsam, maliyet, kalite ve zaman gereksinimlerini karşılayacak şekilde, proje aktivitelerini planlayıp yerine getirerek inşa sürecinin hızını ve etkinliğini artırmaktır. Kilit yapım aşaması aktiviteleri aşağıda bulunmaktadır.
Hızlı ve etkin proje tamamlaması, başarılı bir proje için önemli bir husustur. Bu aşamada proje yöneticisinin sorumlulukları; ödemelerle ilgili son dokümanları hazırlama ve sunma, işletme ve bakım el kitaplarının hazırlanmasını organize etme, imalat resimlerini toplama, yüklenicileri izleme, ekipman ve/veya sistemleri teslim ve devreye alma şeklinde sıralamak mümkündür.
Bir sonraki yazıda Maliyet Yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....
KAYNAK :
Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder