BİLGİSAYAR DESTEKLİ PLANLAMA

Proje Yönetiminin Amaç ve Kapsamı

İnşaat sektörü karmaşık yapısı ve projelerin tek ve tekrarlanamaz niteliği ile kendine özgü ( el yapımı halı misali eşsiz) bir sektördür. Bu sektörü karmaşık kılan, her proje için yeni baştan örgütlenen pek çok tarafı (mal sahibi , proje müellifleri, yükleniciler, alt yükleniciler, malzeme üreticileri , çevre örgütleri, kamu kuruluşları v.b.) ve pek çok aşamayı (ön fizibilite, tasarım , ihale, imalat, işletme, bakım v.b.) bünyesinde barındırması ve tüm bu taraflar ve aşamalar arasında oluşan bir seri belli belirsiz ilişkileridir. Bu karmaşık yapıyı analitik olarak çözümlemek, örgütlemek ve bir amaç doğrultusunda hedef verme işi de bir o kadar zor olacaktır. Ancak bu işin zorluğu yanında projenin başarısındaki payı kesinlikle göz ardı edilemez bir gerçektir.

 Bu noktada bu zorluğun üstesinden gelmek için , işletme ve mühendisliğin ortak çalışması sonucu İnşaat Yönetimi (Construction Management) disiplini ortaya çıkmış ve karmaşık yapıyı modellemiştir. Halen bu konuda modelleme çalışmaları ihtiyaçlar doğrultusunda devem etmekteyse de , genel yapısı ortaya konulmuştur.

Şekil 1.1 Zaman - Para - kaynak ilişkisi

Zamanı, parayı , malzeme-makine-işçilik kavramlarının bütünleşik adı olan kaynakverilerini optimize etmeye çalışan bu dal, bakış açısını insan üzerinde tutmaya çalışmaktadır. Gerçekten inşaat sektörü diğer sektörlere göre emek yoğun bir sektördür.Bu sektörün sağladığı istihdam ve istihdam edilen insanlar göz önüne alındığında bunun üzerine ciddiyetle gidilmesi geren bir konu olduğu ortaya çıkar. İnsan temel

ihtiyaçlarının sonsuzluğu karşısında algılama,düşünme yapısı diğer bir değişle KÜLTÜRÜ anlaşılabilir bir yapı olmakta, atalarından süregelen alışkanlıklara sahip insan oğlu yeni kazandığı bir alışkanlığı iki nesil sonrasına aktarabilmektedir. Tüm bu oluşum karşısında inşaat proje yönetimi Şekil 1.2’deki konu başlıklarını kapsamaktadır. 

Buna göre proje yönetimi ,bu başlıklar altında incelendiğinde sektörün karmaşık yapısı

modelleme ile netlik kazanmakta, artık daha kapsamlı ve görkemli yapılar, daha çok

tarafı ve aşamayı içerecek şekilde yapılmaya başlanmıştır.

DEVAMI:  

Devamı

Örnek Çalışma

https://hotfile.com/dl/212990770/973c689/Projeler.doc.html

İnşaat Proje Yönetimi Temel İlkeleri -4 (Dr. Murat Kuruoğlu)

İnşaat Proje Yönetimi Temel İlkeleri -4 (Dr. Murat Kuruoğlu)

İnsanları, ekipmanları, araçları ve parayı projede en etkin biçimde kullanmak için, etkin çalışan bir süre yönetim sistemine ihtiyaç vardır. Doğru planlama, programlama ve koordinasyon projenin istenen kalitede, zamanda ve öngörülen bütçe içinde tamamlanması açısından da gereklidir.  Bu bölümde proje yöneticisinin zaman yönetimindeki temel görevleri olan program  geliştirme, izleme ve uygulama ile düzenli rapor hazırlama konuları açıklanmıştır.

ÖN TASARIM EVRESİ

Master İş Programı

İnşaat proje yöneticisi tasarım, tedarik ve yapım için çeşitli seçenekler ve önerilerini oluşturduktan sonra, projenin master programını hazırlayarak malsahibinin onayına sunar.

Ara Terminleri Gösteren İş Programı

Ara terminleri gösteren iş programı, master iş programındaki kilit noktaları gözler önüne serer. Bu program, tasarımcının seçilmesi, onun yönlendirilmesine ilişkin toplantılar, tahmini maliyet/yarar  analizlerinin teslimi ve proje evrelerinin tamamlanması hususundaki tarihleri gösterebilir.

TASARIM EVRESİ

Master İş Programının Takibi

Master İş Programı düzenli olarak işin gidişini (gelişimini) yansıtacak biçimde güncellenir. Projenin kapsamı bu evrede belirlendiğinden, inşaat proje yöneticisi Master programın revize edilmesi hususunda önerilerde bulunur. Bu revizyonlar, malsahibinin verdiği ve tasarımcı ile diğer taraflara dağıttığı değişiklik talimatları sonucu yapılırlar.

Tasarım İş Programı

Tasarımcı, inşaat proje yöneticisi ile ortaklaşa çalışarak,  tasarım evresi gereksinimlerinin planlanma ve uygulanması için realist bir (tasarım) iş programı hazırlamalıdırlar.

Ara Termin İş Programının İzlenmesi

Yukarıda belirtilen güncelleme, ara terminler iş programındaki tarihler açısından yapıldıktan sonra yeni ara terminler iş programı, malsahibinin onayına sunulur.

Yapım İş Programı

İnşaat proje yöneticisi, teklif dosyasına (teklif verecekler için hazırlanan dokümanlara) eklenmek üzere bir teklif öncesi yapım iş programı geliştirmeli ve bunda başlıca ara terminler bulunmalıdır.

Bolluk

İnşaat proje yöneticisi malsahibi ile birlikte, iş programının çeşitli işlem dizilerinin oluşturduğu yollardaki bollukların inşaat süresince nasıl kullanacağını belirlemelidirler.

İHALE VE SATINALMA (TEDARİK) EVRESİ

Yüklenicinin Yapım İş Programı

İnşaat proje yöneticisi teklif sahiplerinin iş programının hazırlanması, gerçekleştirilme sorumlulukları ve ihale dosyasında istenen tüm program ve raporlara uyuma katkıda bulunmasılıdır. İhaleyi alan yüklenici, iş programı hazırlama sürecinin bir parçası olmalıdır. İnşaat proje yöneticisi master iş programını teklif sahiplerine verirken sözleşme dokümanlarına göre yüklenicilerin iş programının geliştirilmesine katkı ve yükümlülükleri hususunda kendilerini aydınlatmalıdır.

YAPIM EVRESİ

Yapım İş Programı / Master İş Programı

Proje Yöneticisi, yüklenicinin onaylanan (yapım) iş programı ile master  programını düzelttikten sonra malsahibinin onayınına sunar. Yüklenicinin yapım iş programı, hakediş fiyatlarının yüklenmesinden sonra hakediş ödemeleri için kullanılabilir.

İş Programının İzlenmesi

İş Programının güncellenmesinde hedef, işin fiili (gerçek) gidişinin planlanan ile karşılaştırılarak tarafların işi, öngörülen tarihte bitirebilmesi için nasıl çalışacaklarını gösteren gerçekçi ve eksiksiz bir raporun hazırlanmasıdır. Kontrol için aşağıdakilerin yardımından yararlanabilir;

Ø       yüklenici ve proje ekibinin performanslarını en az aylık olarak inceleyip değerlendirebilir,

Ø       projeye katılanların yapım verilerini toplayıp analiz için sistematik bir süreç oluşturabilir,

Ø       düzenli proje toplantıları için bir program yaparak, her ekip üyesinin güncelleme toplantılarına programın durumunu gösteren verilerle gelmesini isteyebilir,

İnşaat proje yöneticisi iş programını izleme sürecinde, fiili gerçekleşmeyi kaydederek özellikle süre uzatımı taleplerinin analizinde kullanabileceği bir araca kavuşabilir.

Ağ diyagramı tekniği ile hazırlanan iş programlarının sözleşme şartları gereği olması halinde proje yöneticisi bu programları hakediş ödemeleri, tahakkuk ve nakit akışı projeksiyonlarında kullanabilir. Proje yöneticisi buna dayanarak hakediş ödeme raporları ve güncellenmiş nakit akış tahminlerini (projeksiyonlarını) hazırlar.

Süre Uzatmaları/Etki Analizleri

Süre uzatımlarını ilgilendiren (süre uzatımı talepleri onayları, reddedilen veya bekleyen talepler ile ilgili) tüm bilgiler inşaat proje yöneticisi tarafından her sözleşme veya proje için kaydedilip dosyalanmalıdır.

Yapıma başlayınca inşaat proje yöneticisi proje süresinde karşılaşılan  kritik gecikmelerin projeye süresel etkisini miktar olarak belirlemelidir. Kritik gecikmenin hesabı, ağ diyagramı üzerinde kritik gecikmelerin proje süresine etkisini saptayan bir tahmin yöntemi (süresel etki analizi) ile yapılır.

Projenin başarı şansını artırmak için sözleşmeye, yüklenicinin zaman etki analizi hazırlayıp onaya sunması hususunda ayrıntılı bir prosedür yazılabilir. Bu prosedürde, ilgili analizin hazırlanması, onaya sunuş, onaylanma biçimi ve revizyonların mevcut programa nasıl alınacağı belirtilmiş olmalıdır. İnşaat proje yöneticisinin etki analizlerini yükleniciden bağımsız olarak yapması, kendisine bu konuları yüklenici ile en erken sürede tartışma, pazarlık etme ve sorunlara çözüm getirme olanağını verecektir.

Her süre – etki analizi, Master İş Programına, geçerli iş koşullarına, kritik gecikmesi olan işin fiziksel miktarına, kullanabilir işgücü, ekipman ve malzeme potansiyeline dayandırılmalıdır.

Etki analizi raporunda şunlar bulunmalıdır: işin gereği gibi tanımı ve açıklaması, sözleşme maddeleri, çizim, şartname, eskizler v.s.’ye göndermeler, etki değerlendirme hesabının ayrıntısı (ağ diyagram hesabı ile yapılan işin fiziksel miktarı dahil) ve işin gecikme ile ilgili koşulları.

Gecikmeye ilişkin etkileşim ve yüklenici taleplerinin sürekli izlenmesi karmaşık konulardır. Burada en basit yaklaşım, malsahibi ve yüklenici açısından zamanın para demek olduğunu; dolayısıyla, gecikmelerin derhal incelenip sonuçlandırılması gereğini unutmamaktır.

Gecikmeyi Kapatma Programı

Zaman zaman inşaat proje yöneticisi çeşitli nedenlerle ortaya çıkan gecikmelerin ve/veya süre kayıplarının ortadan kaldırılması hususunda yüklenicinin yönlendirilmesini önermek zorunda kalabilir. Yüklenicinin performans düşüklüğü nedeniyle iş programının gerisinde kalması halinde malsahibi, sözleşmeye göre, yüklenicinin maliyeti kendisi tarafından karşılanarak gecikmeyi kapatmasını isteyebilir. Bu tür haklar, özellikle iş programlarının ağ diyagramları ile yapıldığı pek çok sözleşmede bulunmaktadır.

İş Programında meşru nedenlerle gecikmenin ortaya çıkması halinde proje yöneticisi ve ilgili yüklenici, kalan sürede gecikmeyi kapatma (telafi) olanaklarını incelerler. Her durum (olanak), sözleşmenin ilgili maddeleri ışığında incelenmelidir.

Hak Taleplerinin Değerlendirilmesi

Yapım işinin sonuna yaklaşıldığında veya iş tamamlandığında, inşaat proje yöneticisinin o güne kadar sonuçlandırılmamış veya geçici kabulden sonra verilmiş hak taleplerinin incelenip karara bağlanması gerekebilir. Haklı bulunan taleplerde inşaat proje yöneticisi vakaları inceleyerek her talebi mal sahibinin kabul edebileceği biçimde açık ve somut olarak ifade etmeli, kendisine bununla ilgili belge ve savunmaları sağlamalıdır.

Malsahibi kendine sunulan tüm talepleri bir hukukçuya inceletmelidir.

YAPIM SONRASI EVRE

Yerleşme Planı

İnşaat proje yöneticisi malsahibinin projeden en kısa sürede yararlanması, kolaylıkla gelir elde etmesi doğrultusunda, rahatça ve düzenli biçimde taşınmasını sağlayacak bir yerleşme planı hazırlayabilir. Bu plan, yüklenicilerin katkısını, sistemin yaşama geçirilmesini (çalıştırılmasını) eksik işlerin tamamlanmasını, yetkili makamların kontrol ve onaylarını, ruhsatları (kullanma izinlerini) ve malsahibi personelinin yapıya yerleşmesini kapsamalıdır.

Bir sonraki yazıda Kalite Yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002

İnşaat Proje Yönetimi Temel İlkeleri -3 (Dr. Murat Kuruoğlu)

Proje Yönetiminin fonksiyonları ve aşamalara göre kapsamında genel yapısı ve organizasyonel yaklaşımı bir önceki yazıda ortaya konulmuştur. Bu sayıda proje yönetim diğer bir ana fonksiyonlarından olan maliyet yönetiminin genel yapısı ve kapsamı ele alınacaktır. Bu bölüm, tüm proje evrelerinde tümleşik ve kapsamlı bir maliyet yönetim sistemi ile, proje maliyetlerinin yönetilmesi, kontrol edilmesi ve izlenmesinde inşaat proje yöneticisinin ekip üyelerine yardımcı olması hususunda esasları içermektedir. Etkin maliyet yönetiminin anlamı, malsahibinin mali sınırlar içinde gerçekçi bir proje bütçesinin hazırlanmasını ve sözleşmedeki koşullar çerçevesinde maliyet yönetimi teknik ve becerileri ile, projenin en ekonomik biçimde planlanmasını, tasarlanmasını, yapımını sağlamaktır. Bu yapı ana aşamalar biçimde aşağıdadır.

ÖN TASARIM EVRESİ

İnşaat proje yöneticisi projenin yerini görür ve yapım maliyetlerini etkileyecek ögeleri titizlikle inceler. Ayrıca, yerel piyasa araştırması yaparak, bölgede mevcut işgücü, malzeme, ekipman ve tesislerin kapasite ve maliyetlerini, iklim koşullarını ve diğer ögeleri değerlendirir.

Benzer tür projeler için bir inşaat maliyeti veri tabanı yaratabilir. Böylece inşaat proje yöneticisi, yeni bir projenin de yer ve süresine göre, bu veri tabanına dayalı projeksiyon ve eskalasyon yapabilir.

Proje ve Yapım Bütçeleri

İnşaat proje yöneticisi, malsahibinin kalite, bütçe ve zaman hedeflerini esas alarak, inşaatın ve gerekiyorsa toplam projenin keşfini hazırlar. Bu veriler İnşaat Proje Yönetim Planına yazılırlar.

Bu aşamadaki keşif genel düzeyde olduğundan, tasarım riski veriye bağlı olarak %15 –25 arası kabul edilmeli ve inşaatın toplam keşfine eklenmelidir. Yönetici, mal sahibine projenin gerçek maliyetinin, tanımlanacak sistemlerin büyüklük ve kalitesine bağlı olduğunu, o anda geçerli keşfin elde var olan bilgilere dayandığını hatırlatmalıdır.

Yapım ve proje keşifleri, projenin tüm bileşenlerinden meydana gelen iş bölümlerinin yapısına uygun biçimde, proje ekibinin kabul ettiği bir sistem ile yapım ve proje bütçelerine dönüştürülmelidir.

İnşaat proje yöneticisi bütçeleri kapsam, gerçeklik ve malsahibinin mali sınırlarına uygunluk açısından inceler; bulgularını tasarımcı ve malsahibi ile gözden geçirip gerekli düzeltme ve düzenlemeleri yapar. Bu konuda, proje ve yapım bütçelerinin hazırlanması sırasında yapılan kabuller ve dışlanan kalemlerin listelenmesi büyük önem taşımaktadır.

Maliyet Analizleri

Ön tasarım evresinde malsahibi tasarımcıdan çeşitli yerler ve/veya programlara göre konsept alternatifleri geliştirmesini isteyebilir. Proje için değişik konumların düşünülmesi halinde, altyapı, zemin koşulları, topografya, ulaşım, yerleşim, piyasa koşulları, işgücü vs.den kaynaklanan maliyet farkları tam anlamı ile dikkate alınmalıdır. Bu aşamada malsahibi yapının ömür boyu maliyet etütleri, enerji etütleri ve ön nakit-akış tabloları gibi başka bir takım çalışmalar yapılmasını isteyebilir.

TASARIM EVRESİ

Bu süreçte maliyetlerin yönetilmesindeki yaklaşım, yapıcı nitelik taşımalı ve tepkisel olmamalıdır. Proje Yöneticisinin zamanında yapacağı mali danışmanlık, maliyetin öngörülen sınırları aşması karşısında doğacak yeniden tasarlama gereksinimini önemli ölçüde azaltacaktır. Bu kapsamda yapılması gerekenlerin ana başlıkları şunlardır.

· Keşifler

· Maliyet Kontrol Aşamaları

· Eskiz Tasarımda Keşif

· Ön Tasarım Keşfi

· Uygulama ve Son Tasarım Keşifleri

· Değer Analizi (Fizibilite) Çalışmaları

· Maliyet İzleme ve Raporlama

· Proje Prosedürleri El Kitabı

İHALE VE SATINALMA EVRESİ

Zeyilnamenin Keşfi

İnşaat proje yöneticisi önerilen tüm zeyilnameleri ayrıntılı biçimde fiyatlandırmalıdır. Miktar ve maliyet keşfinin metodolojisi, tasarım aşaması sonunda, malsahibinin onayına sunulan son keşifte kullanılanın aynı olmalıdır.

Tekliflerin İncelenmesi ve Müzakereler (Pazarlık)

İnşaat proje yöneticisi aldığı tüm teklifleri bir tablo üzerinde analiz ederken, kendisinin teklif evrakına dayalı olarak hazırladığı (son) keşfi, bu analizlerdeki alternatif teklifler ve birim fiyatlar ile karşılaştırmalıdır. Tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılan tablolama yöntemi, daha önce yapılan keşiflerinki ile tutarlı olmalıdır.

Proje Yöneticisi’nin bu aşamadaki görevi, teklifleri tablolarda göstermek ve bunların ihale dosyasında aranan koşullara (istenenlere) uygunluğunu saptamaktır.

YAPIM EVRESİ

Hakediş Programı

Yükleniciye yapılacak hakediş ödemeleri belirlenirken programlanan işlemlerin tamamlanma oranı metodu kullanılırsa, inşaat proje yöneticisi yüklenici ile birlikte, iş programına dayalı bir keşif programı hazırlamalıdır.

Hakediş ödemeleri belirlenirken, eğer her iş bölümünün % tamamlanma oranı kullanılırsa inşaat proje yöneticisi, her teklif paketi için bir hakediş programı hazırlamalıdır.

Her iki durumda da hakediş programı sözleşmenin hemen ardından hazırlanarak gözden geçirilmeli ve tarafların onayına sunulmalıdır. Bu yolla proje süresince eksik yada fazla ödemeler yapılması önlenmiş olur. Doğru değerlendirme için hakediş programı yeterli derecede ayrıntılı olmalıdır.

Değişiklik Talimatlarının Denetimi

İnşaat proje yöneticisi yapım süreci boyunca yürütülen genel (toplu) finansal kontrolün bir parçası olarak değişiklik talimatlarının kontrolünü sağlayan bir sistem kurup ve kullanmalıdır.

Sözleşme süre veya fiyatında veya her ikisi üzerinde bir değişiklik yapma konusunda uzlaşma sağlandığında, maliyetle ilgili verilerin sağlanabilmesine, iyi organizasyonuna ve değişiklik kapsamının tam anlaşılmasına bağlıdır.

Değişiklik istekleri için iki tür fiyatlandırma yapılabilir:

Projeksiyonla Fiyatlandırma– Bu fiyatlandırma, işin başlangıcından önce veya iş süresi içinde yapılır. Keşifler verimlilik, ekip yapısı, araç gereç ve kullanım sürelerini göstermelidir. Malzeme maliyet listelerinde kullanım oranları ve birim fiyatlar yer almalıdır.

İstatiksel Fiyatlandırma - Bu fiyatlandırma iş esnasında ya da sonunda gerçekleşen adamsaat, malzeme ve araç-gereç kullanım değerlerine dayanan fiili maliyetleri gösterir. Emanet usulü çalışmalarda, yapılan işin hem inşaat proje yöneticisi hem de yüklenici tarafından günlük kaydı tutulup doğruluğu kontrol edilmelidir.

Projeksiyonla fiyatlandırmada inşaat proje yöneticisi verimliliklerin hesabında aşağıda sayılan özel faktörleri de dikkate almalıdır.

· İşin durumu ve koşulları

· Yüklenici(ler)in göreceli büyüklük ve performansı

· Değişikliğin büyüklük ve karmaşıklığı

· İklim koşulları

· Mümkün olan makinalaşma derecesi

· İşgücü anlaşmaları (sözleşmeleri)

· Mesleksel uygulama biçimleri (usulleri)

· Öğrenme eğrisi

· Değişikliğin gerektirdiği ilave denetimler

Değişiklik isteklerindeki işler için kabul edilen genel gider ve kâr, sabit yüzde cinsinden ana sözleşmede belirtilmelidir.

Alternatif Etütler

Yapım evresinde, inşaat proje yöneticisi, yapım bütçesi açısından daha uygun ve ekonomik yapı elemanlarının seçimi hususunda malzeme, sistemler, ekipman ve aksesuarlar üzerinde incelemeler yapar.

Ek Mali Talepler

Proje Yöneticisi ayrıntılı denetleme kayıtları tutar. Böylece daha sonra yapılacak denetleme, talep ve incelemeler için elde, proje finansman işlemlerinin aktivite sırasına göre eksiksiz ve kapsamlı kayıtları bulunur.

YAPIM SONRASI EVRESİ

Bu aşamda Sonuç Maliyet Raporu hazırlanır. İnşaat proje yöneticisi projenin toplam maliyetini sonuç raporunda özetler ve buna tüm değişiklik talepleriyle maliyeti etkileyebilecek fakat henüz karara bağlanmamış sorunların da listesini eklemesi önerilir.

Bir sonraki yazıda Süre Yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002

İnşaat Proje Yönetimi Temel İlkeleri -2 (Dr. Murat Kuruoğlu).

Proje yönetimi ve kapsamı bir öncek yazıda tanımlanmıştır. Bu sayıda proje yönetim ana fonksiyonlarından olan proje yönetiminin genel yapısı ve kapsamı ele alınacaktır. Bu bölüm inşaat proje yönetimi ve organizasyonunu kapsamakta, inşaat proje yönetim planı ve onun anahtar bileşenleri anlatılmakta ve İnşaat Proje Yönetim anlayışında bir projenin hedefleri, felsefesi ve unsurlarının ana hatları ortaya konulmaktadır.  Bu yapı ana aşamalar biçimde aşağıdadır.

ÖN TASARIM EVRESİ

Proje Organizasyonu

Malsahibinin proje ihtiyaçlarını karşılamak için inşaat proje yönetim uzmanlarından oluşan bir ekip kurması bu evrenin temel amacıdır.

Projenin organizasyonu  şu prensiplere göre yürütülmelidir.

·         Malsahibi, tasarım danışmanı ve inşaat proje yöneticisi karşılıklı güven ve saygıya dayalı bir ilişki kurmalıdırlar. İnşaat proje yöneticisi ve tasarım danışmanı denk pozisyonlarda çalışmalı ve ancak böylelikle bir ekip çalışmasının beklenen faydaları sağlayacağı unutulmamalıdırlar.

·         Kilit personel kendi iş akitlerini imzalamadan önce projeyi ve gereksinimlerini anlamanın yanında, ekipteki insanların sorumluluklarını da anlamalıdır

İnşaat Proje Yönetim Planı

İnşaat Proje Yönetim planı, proje kapsamını, bütçeyi, iş programını, çevresel koşulları, kullanılacak temel sistemleri, izlenecek metot ve prosedürleri kapsar. Başarılı bir projenin temelini inşaat proje yönetim planı ve bunu sağlamayı taahhüt etmek oluşturur. Genelde bir İnşaat Proje Yönetim Planı şu temel bileşenlerden oluşur:

·         Proje tanımı

·         Ara terminleri gösteren iş programı

·         Ana iş programı

·         Kalite yönetim yaklaşımı

·         Proje dokümanları ve referansları

·         Proje organizasyon şeması ve personel alım planı

·         Roller, sorumluluk ve yetkiler

·         Proje bütçesi

·         İş bölümleme yapısı (wbs -work breakdown structure)

·         Çevresel ve arkeolojik değerlendirmeler

·         Proje prosedürleri ve referansları

·         Yönetim bilgi sistemi

·         İletişim protokolü

·         İş paketi ve iş verme stratejileri

·         Saha yerleşim ve kullanım planı

Proje Prosedürleri El Kitabı

Proje Prosedürleri El Kitabı, proje ekibinin sorumlulukları, yetkileri ve projenin yürütümü sırasında izlenecek sistem, metot ve prosedürler açık bir şekilde açıklayan el kitabıdır. Bu kitapta aşağıdaki hususlar bulunmalıdır :

·         Bütçe ve projenin maliyetlerini izleme ve kontrol etmeye yönelik sistemler

·         Kalite güvence programı ve bunun nasıl hayata geçirileceği

·         Proje iş programı ve bunun nasıl oluşturulup, yerleştirilip nasıl güncel tutulacağı

·         Belirli proje sistem metot ve prosedürleri (teklif alma, ödemeler, değişiklik istekleri, onaylar, yazışmalar, raporlar, performans kayıtları, talepler için verilen kararlar)

·         Sorumluluklar ve yetki sınırları

·         Yazışma dağıtım matrisi

·         Güvenlik programı

·         Kontrol listeleri

·         Toplantılar(tipleri ve hangi sıklıkla yapılacağı)

·         Kullanılacak formların örnekleri

·         Detaylı teklif ve yapım aşaması prosedürleri

·         Ana yükleniciler arasındaki koordinasyon

Tasarım Öncesi Proje Konferansı

Konferansın genel amacı proje hedeflerinin, projeye yaklaşımının ve proje prosedürlerinin mal sahibi, tasarım profesyoneli ve inşaat proje yöneticisi tarafından anlaşılmasının sağlanmasıdır.

Yönetim Bilgi Sistemleri

Bu sistem, bilgi ihtiyaçlarını, veri kaynaklarını, zaman ve maliyet kontrol unsurlarını, çıktıları ve sistemin nasıl kurulup yerleştirileceğini ortaya koyar. Raporların sıklığı ve dağıtımı ve kayıt tutma politikası bu sistemle oluşturulmuş olur.

Gelen ve giden evrak kayıtları, periyodik (günlük, haftalık, aylık) performans raporları, çizim çizelgeleri, onay istekleri, değişiklik istekleri ve onayları, satınalma onayı, malzeme kontrol, toplantı notları sözlü talimatların onayı, muayene ve testler, hava şartları, sözleşmeye uygun olmayan işler hakkında notlar, çizelgeleme kayıtları ve saha fotoğrafları ile ilgili kapsamlı bir arşiv oluşturulmuş olunur.

Finansal durumun planlanan ve gerçekleşeni de gösterecek şekilde raporlanması hem Malsahibinin hem de Proje Yöneticisinin mevcut kaynakları izleme ve etkin olarak kontrol etmelerine yardımcı olacağından tasarımı önemlidir. Finansal raporlama; bütçelenen, taahhüt edilen, harcanan kaynakları, projenin geri kalan maliyetleri, faturaları, ödemeler ve kesintileri, değişiklikleri, planlanan toplam maliyeti ve planlanan nakit akışını kapsamalıdır.

İnşaat proje yöneticisi malsahibi ve tasarım danışmanı ile birlikte çalışanlarla görüşmeler yaparak, proje yönetim ekibine gereken enformasyonun sıklığı, tipi ve şekli ile ilgili raporlama sistemini oluşturmalıdır. Ana Çizelge, devam eden işler çizelgesi,çizimlerin çizelgesi, bütçe ve hizmet maliyetleri, tasarım servisleri için  kabul edilen yada onayda bekleyen değişiklik talimatları ve bunların sıklığı en asgari düzeyde belirlenmelidir.

TASARIM EVRESİ

Tasarım aşamasının amacı malsahibinin zaman, performans ve bütçe beklentilerini karşılayacak şekilde ihale edilebilecek bir projeyi tanımlayan bir doküman setini oluşturmaktır. Bu kapsamda yapılması gerekenlerin ana başlıkları şunlardır.

·         Tasarım dokümanlarının incelenmesi

·         Dokümanların Dağıtımı

·         Sözleşmeler

·         Genel ve Özel Şartlar

·         Halkla İlişkiler

·         Proje Finansmanı

·         Maliyet Kontrol

·         Süre Kontrol

·         Sürekli Danışmanlık Çalışmaları

İHALE VE SATINALMA EVRESİ

Bu aşamanın amacı, her teklif paketi için kalifiye, işle ilgilenen ve işi proje süresi içinde yapmak için yeterli firmaları bulmaktır. Bu kapsama giren  ana başlıkları şunlardır.

·         Teklif ve İhale Etme Süreci

·         Toplantılar

YAPIM EVRESİ

Bu fazın amacı, Malsahibinin kapsam, maliyet, kalite ve zaman gereksinimlerini karşılayacak şekilde, proje aktivitelerini planlayıp yerine getirerek inşa sürecinin hızını ve etkinliğini artırmaktır. Kilit yapım aşaması aktiviteleri aşağıda bulunmaktadır.

·         Şantiyenin Kurulması

·         Koordinasyon

·         Toplantılar

·         Zaman Yönetimi

·         Bütçe ve Maliyet İzleme

·         Hakediş Ödemeleri

·         Ek İşler

·         Talep Yönetimi

·         Kalite Yönetimi

·         Mal sahibince Temin Edilen Malzeme ve Ekipmanlar

·         Çizimlerin Kayıt Altına Alınması

·         Kayıt Tutma

·         Yönetim Raporları

YAPIM SONRASI EVRESİ

Hızlı ve etkin proje tamamlaması, başarılı bir proje için önemli bir husustur. Bu aşamada proje yöneticisinin sorumlulukları; ödemelerle ilgili son dokümanları hazırlama ve sunma, işletme ve bakım el kitaplarının hazırlanmasını organize etme, imalat resimlerini toplama, yüklenicileri izleme, ekipman ve/veya sistemleri teslim ve devreye alma şeklinde sıralamak mümkündür.

Bir sonraki yazıda Maliyet Yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002

İnşaat Proje Yönetimi Temel İlkeleri -1 (Dr. Murat Kuruoğlu)

İnşaat proje yönetimi, bir profesyonel yönetim süreci olup, ilk düşünceden (hayallerden) işin tamalanıp mal sahibine teslim fiziksel olarak teslim edilinceye kadar geçen süreç içinde süre, maliyet ve kalite kontrolü için hazırlanan prosedürler bütünüdür.

İnşaat proje yönetimi, mal sahibinin projedeki başarısı için, profesyonellerce oluşturulmuş bir ekip tarafından, bütünleşik sistem ve prosedürlerin uygulanması anlamındadır. Bu sistem ve prosedürler, farklı uzmanlıkları ve tarafları projede etkin ve anlamlı biçimde kullanmak amacı ile tasarlanmışlardır. Bu husus bütünleşik uzmanlık yaratarak bireysel uzmanlığınkinden daha fazla yarar sağlamayı hedefler.

İnşaat projesi yönetiminde sürecin kategorilere ve aşamalara bölünmesi, her aşamanın yeter detayda tanımlanması ile birlikte, formüle edilebilir bir yapı ortaya çıkmaktadır. Bu yapıdaki fonksiyonlar kategorilere ayrılarak tanımlanmışlardır. Bunlar ;

• Proje yönetimi (Genel yapı)
• Maliyet yönetimi
• Süre yönetimi
• Kalite yönetimi
• Sözleşme uygulaması
• İş güvenliği yönetimi

Bu kategoriler birbirlerini dışlamamakta ve birbirleriyle bağlantılı olarak inşaat proje yönetim sürecinin tümleşik unsurları niteliğinde bulunmaktadırlar. Uyum ve tutarlılık açısından her kategori aşağıdaki aşamalara ayrılmıştır.

• Ön tasarım
• Tasarım
• İhale ve Satın alma
• Yapım
• Yapım sonrası

Her bir kategori yukarıda sayılan aşamalarda incelenerek sistem tasarımı gerçekleştirilmiş olmaktadır. Bu kategorilerin kapsamı aşağıda verilmiştir.

a) Proje yönetimi (Genel yapı)

Bu kategoride genel anlamda inşaat proje yönetimi ve organizasyonunu açıklanmaktadır. Özellikle inşaat proje yönetim planı ve onu oluşturan başlıca unsurların nasıl geliştirilebileceğini sergilemektedir. Böylece bu bölüm, inşaat projelerinin hedef, felsefe ve unsurlarını ana hatlarıyla ortaya koymaktadır. 

b) Maliyet Yönetimi

Bu kategoride İnşaat proje yöneticisinin bütünleşik ve kapsamlı bir maliyet yönetim sistemi,proje ekibi ile maliyetlerinin proje boyunca yönetilmesi, kontrol edilmesi ve izlenmesi konusunda yapacağı çalışmaların esaslarını ele alınmaktadır.

Etkin maliyet yönetimi deyince, gerçekçi bir proje bütçesinin mal sahibinin mali sınırları içinde oluşturulması ve projenin en ekonomik şekilde planlanıp, tasarlanıp, yapımını sağlayacak maliyet yönetimi teknik ve becerilerinin uygulanması anlaşılmalıdır.

c) Süre Yönetimi

İş gücünü, ekipmanları, malzemeyi, araçları ve parayı proje süresince en verimli şekilde kullanmak için etkin çalışan bir zaman yönetim sistemine ihtiyaç vardır. Doğru planlama, programlama ve koordinasyon projenin istenilen kalitede, zamanda ve öngörülen bütçe içinde tamamlanması için gereklidir.

Proje Yöneticisinin zaman yönetiminin temel kalemleri olan çizelgelerin geliştirilmesi,izlenmesi ve uygulanması ile  düzenli raporlanması anlamında taşıdığı sorumluluklar bu bölümde açıklanmıştır. 

Çubuk Diyagram, devre diyagram ve CPM yöntemi ile gösterim çoğu projede başarıyla uygulanmış bir yöntem olmakla temel başarının iş programı ile ilgili temel kararların projenin en başında verilmiş olması olduğu göz ardı edilmemelidir.

d) Kalite Yönetimi

Kalite, projenin amacına ulaşabilmesi, bütçe ve iş programları fonksiyonları, uygunluk, bitirebilme ve toplum tarafından kabul edilebilme gibi özellikleri bir araya getirebilmesi ile sağlanır. Kalite Yönetimi,kalite hedefleri için düzenlenen prosedürler ve politikalar için planlanan, organize edilen, uygulanan, izlenen ve dökümante edilen sistemin yönetimi olup Kalite Kontrol projenin istenen standartlarda, şartnamelerde ve çizimlerde yapıldığının iş gücü, teknikler, dokümantasyon, malzeme, sistemler ve yöneticileri de dahil edecek biçimde, test edilmesi, incelenmesi, sertifikasyonu ile ölçülmesidir. Kalite Güvencesi, kalite kontrol prosedürlerinin efektifliği için planlanmış sistematik yaklaşımların uygulanmasıdır.

Bu kategoride kalite yönetiminin kritik konuları tartışılmakta ve amaçları; felsefesi, planlaması, tasarım ve yapım çerçevesinde, kaliteye ulaşmanın nasıl sağlanacağı ve İnşaat Proje Yöneticisi tarafından verilecek hizmetlerin kalite yönetimi içindeki yararlılığı sunulmaktadır.

e) Sözleşme Uygulaması

Bu kategoride inşaat proje yöneticisinin projenin yürürlükte olduğu dönem içinde üstlendiği yönetimsel görevlere ve tüm yapım sözleşmelerinde gerekli olan raporlamaya açıklık getirmektedir.

f) İş Güvenliği Yönetimi

Bu kategori mal sahibine güvenlik yönetimi hizmetleri sunulması ile ilgilidir. Proje yöneticisinin güvenlik ile ilgili yükümlülüğü projelere göre değişim göstermekle birlikte inşaat proje yöneticisi ve malsahibi arasındaki sözleşmede açıkça belirlenir.

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002